Timers Tech Blog

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株式会社Timersのリモートワーク奮闘記 #リモート #リモートワーク #テレワーク

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こんにちは! Timersでプロダクトオーナーをしております @suzuken です。

世界的に猛威を振るう新型コロナウイルスの影響により、日本国内でもリモートワーク(テレワーク)推奨の流れが増えております。 www.gmo.jp about.mercari.com

弊社Timersも先日2/26に役員より以下の発表がされました。

  • 現在判明している感染状況や年齢などを加味した重症率などから、現時点では強制リモート勤務にはしません。
  • しかし政府の公式方針も加味し、今日から2週間は以下のルールを新設。
    • 満員電車が不安な人は、満員電車を避けるように各自勤務時間を自由に調整してもらってOK。
    • リモートワークをしたいと思った人はチーム内で相談の上、積極的にリモートワークを活用してください。チーム一括でリモート作業日を意図的に設けるなども検討してみてください。

Timersでは昨年からリモートワーク推進に向けて、いろいろな取り組みをしてみておりました。

そこで今回は弊社のリモートワークツールやルールについて一部ご紹介します!

リモートワークの取り組み背景

弊社ではパパママの社員数が50%弱程度の比率となっており、子供の都合により出社が遅れたり、出社ができない場合も頻繁に発生します。

また、家族撮影会やママ向け就業支援スクールの事業メンバーも増えてきて、会場出張のため会社を不在とするケースもよく出てきました。

そういった会社不在の場合でも、会社内の情報をキャッチアップしやすくするため、また会社内という環境にとらわれず好きな場所で仕事を進められるために、昨年から少しずつリモートワークがしやすくするための取り組みを進めてみておりました。

会議は録画で追えるように

弊社では毎朝5分程度の全社朝会を実施しています。

しかし朝会不在の人が、全社員向けの重要な情報を聞き逃してしまい情報格差が生まれてしまうケースをよく耳にしました。 (全社朝会のアジェンダは表題は記載されるものの、詳細な内容や質疑は主に口頭で行われます)

そこで手軽に朝会の内容を不在の人でもキャッチアップできる方法はないか?と考え導入されたのは、「スマホで朝会を録画して共有」という方法です。

Googleフォトであれば容量無制限でアップロードし放題なので、社内のGoogleアカウントを使って、

 朝会をスマホで録画

  ↓

 Googleフォトの朝会フォルダにアップロード

  ↓

 朝会の1.5時間後にSlackのリマインダーでGoogleフォトの朝会フォルダURLを社員に通知

という非常にシンプルな運用をしております。

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Slackでのリマインダー通知

今後の課題としては、人による撮影忘れがあるので撮影の自動化検討が必要ですが、そこはまだ検討中です。

また開発チームでは、会議を録画・配信する動きも進めており、前述のGoogleフォト共有や、Youtube Liveを使って会議の様子をリアルタイムや後で簡単に追えるように取り組みを進めてみております。

リモート会議での工夫とツール紹介

リモートで会議をする際の悩みポイントとして、以下2つなどがあるのではないでしょうか?

  1. リモート先の相手の表情が見えない
  2. ホワイトボードなどのリアルタイムな会議まとめが共有しづらい

弊社でも上記の問題に直面したので、以下のような解決策を編み出しました。

リモート先の相手の表情が見えない問題

解決策: 会議参加者全員リモート通話上に参加してインカメラを表示する

ポイントは、会社内の人でも全員リモート通話上に参加することです。

この時、会社内の人が近くにいるとスピーカーからの音をマイクで拾ってしまいハウリングが起こる場合があるので、会社内の人同士でも席を離すか、イヤホンマイクを使うことをオススメします。

恥ずかしがってインカメラをOFFにする人も一定いますが、相手の表情が見えたほうが得られる情報は増えるので、長期的に良いコミュニケーション結果に繋がると思います。

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話し相手の表情がわかることは大事

ホワイトボードなどのリアルタイムな会議まとめが共有しづらい問題

解決策: GoogleドキュメントかGoogle図形描画を皆で共有する

議事メモが文字だけで済むような会議であれば、Googleドキュメント(Google Docs)を作成 & URL事前共有して、書紀の人中心にメモを取っていくのがよいでしょう。 そのまま議事録としても保存できます。

何かしらの理由でG Suiteサービスが使えない人は、Office Online上のWordファイルで代用でもよいと思います。

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Googleドキュメントでリアルタイム議事録メモ

またはふせんなどを使ったアイデアブレスト会や、開発スプリントのふりかえり会にはGoogle図形描画(Google Drawing)がオススメです。

Google図形描画は描画範囲を無限に拡張できるので、ホワイトボードよりも描画範囲に縛られず追加が可能なのです。 以下のようなフォーマットを作っておけば、コピー複製してURLを共有するだけでみんなでリアルタイムなホワイトボード会議ができます!

こちらに以下キャプチャにあるGoogle図形描画のフォーマットをおいておきますので、自身のGoogleドライブ上に保存してご活用ください。

Google図形描画 - オンラインホワイトボードフォーマット

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Google図形描画を用いたオンラインホワイトボード形式

また、オンラインホワイトボードボードだと「miro」というサービスも人気のようなので、Google図形描画で困りが出たら使ってみたいサービスです。 note.com

前持った認識合わせや用意も大事

しかしいきなりリモートワークを始めてください!と言われても戸惑いも生まれるもの。

そこで大事なのは、戸惑いや困りを事前にリモートワークするメンバー間で共有・認識合わせをしておくと、ストレスが少なく取り組みを始められると思います。

私のチームでも、コロナウイルスが蔓延する前にリモートワークの取り組み方についてチーム間で話し合い、まず以下のルールを作ってみました。

  • 気になることがあればムダな事前確認チャットせず、即通話してみる
  • リモートワーク側が率先して通話を立ち上げる
  • リモートワークを浸透させるために、チーム全員でリモートデーを設けてみる

今のところ上記ルールの全てを施行できているわけではないですが、こういった認識合わせの時間をとることでメンバーの「実はストレスに感じてました」「実は遠慮してました」を少しでも解消することができ、気持ちよくリモートワークに取り組めると思います。

チームメンバーとどんなリモートワークをしてみたいか、リモートワークで困っていることはないかをまずはブレストしてみるとよいでしょう。

こんなタイミングだからこそ新しい機会に出会えるかも

突然のコロナウイルス発生と緊急事態宣言で大変なタイミングではありますが、考えようによっては今までは取り組めなかった新しい働き方と出会えるチャンスかもしれません。

まだまだリモートワークには課題もデメリットもあるかもしれませんが、良い面もたくさんありますので、在宅推奨のこのタイミングで新しい働き方を取り入れてみましょう!

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